Drugi rok transformacji AI: co zwykle się rozpada

Pierwszą rocznicę programu zamyka krótka prezentacja. Trzy systemy działają, dwa kolejne są w pilotażu, jeden slajd z wypowiedziami ludzi, którzy z nich korzystają. Zarząd jest zadowolony i nikt na sali nie udaje: ten rok się udał.

W czternastym miesiącu dyrektor finansowy pyta o rachunek za modele, który stał się widoczną i rosnącą pozycją w budżecie IT. Sponsor, który by na to odpowiedział, przeszedł do prowadzenia innego pionu. Zespół partnera wciąż jest w budynku, a dwie osoby z firmy, które miały przejąć pracę, zostały pożyczone do wdrożenia ERP.

Nic się nie zepsuło. Żaden system nie stoi. A jednak program trzyma się już tylko siłą przyzwyczajenia i dostawcy, a energia, która niosła pierwszy rok, poszła gdzie indziej.

Przyczyną rzadko jest technologia. Pierwszy rok jedzie na tym, czego na starcie jest w naturalny sposób dużo: uwagi zarządu, świeżego budżetu, partnera na miejscu i nowości pierwszych wyników. Drugi rok jedzie na tym, co trzeba zbudować celowo, a w pierwszym roku zwykle nie ma na to czasu, bo trwa dostarczanie.

Gdzie to się rozpada

Sponsor odchodzi. Programy sponsorują ludzie, a ludzie zmieniają stanowiska. Jeśli sponsorowanie mieszkało w jednej osobie, a nie w roli ze spisanym mandatem, następca dziedziczy pozycję w budżecie i kilka działających systemów bez powodów, dla których jedno i drugie istnieje. Najbezpieczniejsze, co można zrobić z odziedziczonym programem, to pozwolić mu toczyć się siłą rozpędu. I tak właśnie wygląda drugi rok z zewnątrz.

Modele zmieniają się pod spodem. Wersja modelu użyta w pierwszych systemach zostaje wycofana albo po aktualizacji po cichu zachowuje się inaczej. Prompty dostrojone w pilotażu zaczynają dawać nieco inne odpowiedzi. W pierwszym roku był to problem zespołu budującego. W drugim ten zespół już odszedł, a pytanie, kto testuje zmianę modelu, zanim dotrze do użytkowników, nie ma odpowiedzi.

Partner wciąż jest na miejscu. Pierwotny plan zakładał, że udział dostawcy będzie malał. Nie zmalał, bo nikt nie wpisał tego do umowy i nikt po Waszej stronie nie został zwolniony z innych zadań, żeby pracę przejąć. Dostawca nie robi nic złego. Wykonuje pracę, której nigdy nie przekazano, i wystawia za nią faktury.

Wewnętrzny zespół nigdy nie powstał. Na starcie wpisano ołówkiem dwa nazwiska ludzi, którzy mieli to przejąć. Jedna osoba odeszła. Druga nigdy nie została naprawdę zwolniona z poprzednich obowiązków i robi obie rzeczy naraz. Nie ma zespołu, jest jedna osoba z dwiema rolami i skrzynką pełną alertów.

Koszt stał się pozycją bez właściciela. Zużycie modeli, hosting, umowa utrzymaniowa i licencje przychodzą jako jedna liczba, której nikt nie umie rozbić na systemy ani na funkcje. Liczba rośnie razem z sukcesem, co jest dobre, i razem z marnotrawstwem, co dobre nie jest, a nic nie odróżnia jednego od drugiego. Koszt bez właściciela zostaje w końcu oceniony wyłącznie po wysokości.

Druga fala nie została wybrana. Pierwszy rok wziął oczywiste przypadki. Drugi wymaga decyzji, co dalej, a ta decyzja wymaga oceny zdolności do zmian, którą organizacja pominęła, bo była zajęta. Bez niej druga fala to to, o co poprosi najgłośniejszy dział.

Infografika

Na czym jedzie pierwszy rok i czego potrzebuje drugi

Pierwszy rok: dostępne naturalnie

• –Osobista uwaga sponsora
• –Świeży budżet bez historii
• –Zespół partnera na miejscu
• –Nowość pierwszych wyników
• –Wersje modeli przypięte przy budowie

Drugi rok: zbudowane celowo

• →Rola ze spisanym mandatem
• →Właściciel kosztu dla każdego systemu
• →Malejący harmonogram dostawcy
• →Wewnętrzny zespół, który istnieje
• →Proces cyklu życia modeli

Co przygotować pod koniec pierwszego roku

Przenieście sponsorowanie z osoby na rolę. Jedna strona mandatu: po co jest program, jakie decyzje sponsor może podjąć sam, w jakim rytmie odbywa się przegląd. Spisana, póki obecny sponsor jest jeszcze na stanowisku, żeby następca odziedziczył mandat, a nie nastrój.

Dajcie każdemu działającemu systemowi właściciela kosztu. Osobę po stronie biznesu, która co miesiąc widzi koszt modeli, hostingu i utrzymania tego systemu i potrafi powiedzieć, czy to się opłaca. Pierwszy miesiąc takiej praktyki zwykle przynosi pierwszą uczciwą rozmowę o tym, które systemy należy zawęzić.

Wpiszcie malenie dostawcy na papier. Które części pracy przechodzą do których z Waszych ludzi, do kiedy, i co zostaje. Jeśli tych ludzi jeszcze nie ma, ich zatrudnienie albo zwolnienie z innych zadań jest produktem pierwszego roku, a nie nadzieją drugiego. Jak spisać taki harmonogram, opisuje tekst o tym, że dobrego partnera transformacji powinno być coraz mniej.

Zdecydujcie, kto prowadzi to, co działa. Każdy system potrzebuje wskazanego operatora, zestawu ewaluacyjnego i procesu na zmiany modelu, zanim zacznie się drugi rok. Wycofanie wersji modelu przez dostawcę to w drugim roku pewnik, a nie ryzyko, a bliźniaczy tekst o tym, co dalej z Waszym systemem, gdy dostawca wycofał model, opisuje, czego ten proces wymaga.

Wybierzcie drugą falę według zdolności, a nie apetytu. Krótka ocena zdolności do zmian: każdy program, który trwa, kto jest na więcej niż jednym, ile naprawdę da się wziąć w tym półroczu. A potem wybierzcie mniej rzeczy, niż podpowiada lista.

Test do zrobienia w tym tygodniu

Weźcie trzy osoby, na których program dziś najbardziej się opiera: sponsora, osobę, która odpowiada na pytania techniczne, i tę, która rozmawia z dostawcą. Dla każdej zapiszcie, co stałoby się z programem w przyszłym miesiącu, gdyby odeszła w ten piątek. Kto podpisze faktury, kto przetestuje następną zmianę modelu, kto zdecyduje, czy druga fala rusza.

Jeśli za każdym nazwiskiem stoi spisany następca, opis roli albo proces, drugi rok prawdopodobnie się utrzyma. Jeśli w dwóch z trzech przypadków odpowiedzią jest wzruszenie ramion, program wciąż jest w pierwszym roku, cokolwiek mówi kalendarz, i najbliższe pół roku warto wydać na prawą kolumnę powyżej, zanim zacznie się cokolwiek nowego.

To także miejsce, w którym zewnętrzny partner nie jest odpowiedzią: jeśli luką jest wewnętrzny zespół, który nigdy nie powstał, dokupienie zewnętrznych mocy wypełnia tę lukę i jednocześnie ją zasłania.

Nasza część

W ramach transformacji AI prawa kolumna drugiego roku jest w zakresie od początku: mandat sponsora, właściciele kosztów, model operacyjny i harmonogram, według którego predictes jest coraz mniej. Jeśli program jest już w drugim roku i toczy się siłą rozpędu, praca zaczyna się od oceny zdolności do zmian i listy tego, co naprawdę działa.